L'archiviazione e il backup fanno parte della conservazione dei dati, ovvero il mantenimento dei dati nel tempo in modo che possano essere ancora trovati, compresi, accessibili e utilizzati in futuro.

Potresti pensare che salvando i tuoi dati in uno o più luoghi hai garantito la loro conservazione efficace, ma con lo sviluppo così rapido della tecnologia digitale, i tuoi dati digitali sono a rischio di uno o più dei seguenti problemi:

■ i formati di file potrebbero non essere compatibili con i software futuri, e quindi illeggibili

■ anche se un documento può ancora essere aperto con un nuovo software, potrebbe essere alterato a tal punto da non essere più comprensibile o affidabile per la ricerca continua

■ i supporti di archiviazione potrebbero essere degradati, graffiati o rotti, soprattutto se sono portatili (ad esempio, penne USB), quindi potrebbe essere persa dell'informazione

■ i file o i dati non saranno compresi perché mancano documentazione o metadati di supporto, o questo non è stato conservato correttamente neanche.