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Come devo nominare i miei file, in modo da sapere qual è la versione più recente?
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Molto raramente i documenti vengono redatti da una sola persona in un'unica seduta. Più spesso vi saranno diverse persone coinvolte nel processo e si svolgerà in un periodo di tempo prolungato. Senza adeguate procedure, ciò può rapidamente portare a confusione su quale versione sia la più recente. Ecco un suggerimento su come evitarlo:

  • Utilizza un sistema di numerazione delle 'revisioni'. Eventuali modifiche significative a un file possono essere indicate con numeri interi, ad esempio la nomenclatura v01 corrisponde alla prima versione, mentre v02 alla seconda. Le modifiche minori possono essere indicate aumentando la cifra decimale, ad esempio, v01_01 indica una modifica minore apportata alla prima versione, e v03_01 indica una modifica minore apportata alla terza versione.
  • Quando i documenti in bozza vengono inviati per modifiche, al loro ritorno dovrebbero riportare informazioni aggiuntive per identificare la persona che ha apportato le modifiche. Esempio: un file con il nome datav01_20130806_SJ indica che un collega (SJ) ha apportato modifiche alla prima versione il 6 agosto 2023. L'autore principale aggiungerà quindi quelle modifiche alla versione v01 e rinominerà il file seguendo il sistema di numerazione delle revisioni.
  • Includi una 'tabella di controllo delle versioni' per ogni documento importante, annotando le modifiche e le relative date accanto al numero di versione appropriato del documento. Se utile, puoi includere anche i nomi dei file insieme (o al posto) del numero di versione.

Decidete chi si occuperà delle versioni finali e contrassegnatele come 'finali'.