Come organizzare i miei file?
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Sia che tu stia lavorando su un computer autonomo o su un drive in rete, hai la necessità di pianificare un sistema che ti permetta di accedere ai tuoi file, evitare duplicazioni e garantire che i tuoi dati possano essere salvati. Un buon punto di partenza è sviluppare una struttura logica delle cartelle. I seguenti suggerimenti dovrebbero aiutarti a sviluppare un tale sistema:
- Usa cartelle: raggruppa i file all'interno di cartelle in modo che le informazioni su un determinato argomento siano collocate in un unico posto.
- Segui le procedure esistenti: verifica gli approcci stabiliti nel tuo team o dipartimento che puoi adottare.
- Nomi delle cartelle appropriati: assegna nomi alle cartelle in base alle aree di lavoro a cui si riferiscono e non ai singoli ricercatori o studenti. Ciò evita confusione negli spazi di lavoro condivisi se un membro dello staff se ne va e rende il sistema di file più facile da navigare per le nuove persone che si uniscono allo spazio di lavoro.
- Sii coerente: quando sviluppi uno schema di denominazione per le tue cartelle, è importante che una volta che hai deciso un metodo, ti attieni ad esso. Se possibile, cerca di concordare uno schema di denominazione fin dall'inizio del tuo progetto di ricerca.
- Struttura le cartelle in modo gerarchico: inizia con un numero limitato di cartelle per gli argomenti più ampi e quindi crea cartelle più specifiche all'interno di queste.
- Separare il lavoro in corso da quello completato: man mano che inizi a creare molte cartelle e file, è una buona idea iniziare a pensare a separare i documenti più vecchi da quelli su cui stai attualmente lavorando.
- Cerca di mantenere la tua cartella 'Documenti' per i file su cui stai attivamente lavorando e, ogni mese o giù di lì, sposta i file su cui non stai più lavorando in una cartella o posizione diversa. Ad esempio puoi servirti di una cartella sul desktop, una cartella archivio speciale o un disco rigido esterno.
- Backup: assicurati che i tuoi file, che siano sul tuo disco locale o su un drive di rete, vengano regolarmente salvati.
- Esamina i registri: valuta regolarmente o alla fine di un progetto il materiale salvato, per assicurarti che alcuni file non vengano conservati inutilmente. Metti un promemoria nel tuo calendario per non dimenticare!